Poradnik

Funkcjonalność systemu CRM to jeden z najważniejszych aspektów, na który przedsiębiorca powinien zwrócić szczególną uwagę. Dobry system CRM powinien wspierać nie tylko procesy sprzedaży, ale także działania marketingowe oraz obsługę posprzedażną. Należy sprawdzić, jakie moduły system oferuje w standardzie oraz czy możliwe jest ich rozszerzenie w przyszłości.

Jak napisano powyżej, system CRM będzie jednym z głównych narzędzi w firmie, w którym będą gromadzone informacje o Klientach i aktywnościach wykonywanych w ich kontekście – w tym często sprzedaż. Będzie to system najważniejszy z punktu widzenia pracy działu handlowego, więc nie powinien zostać wybrany w perspektywie „na miesiąc, a później się zobaczy”... Skoro system CRM jest potrzebny, to tak jak w przypadku innych procesów istotnych dla firmy, zaangażujmy odpowiednie osoby do jego wyboru. Udział osób decyzyjnych gwarantuje dodatkowo płynniejszy i szybszy przebieg całego procesu – od poszukiwań do wdrożenia i utrzymania systemu CRM w firmie.

Opinie i referencje od innych użytkowników systemu CRM mogą być cennym źródłem informacji o jakości oprogramowania oraz doświadczeniach innych firm. Warto sprawdzić, czy dostawca oprogramowania ma doświadczenie w obsłudze firm działających w podobnej branży oraz czy jego system jest wykorzystywany przez inne przedsiębiorstwa w Polsce. Im więcej pozytywnych referencji, tym większa pewność, że system spełni oczekiwania przedsiębiorcy.

Doświadczenie producenta oprogramowania jest ważnym czynnikiem, który świadczy o jego stabilności oraz zdolności do długoterminowego wsparcia produktu. Wybór dostawcy z wieloletnim doświadczeniem w branży daje większą pewność, że system będzie regularnie aktualizowany oraz że firma będzie w stanie szybko reagować na zmiany i potrzeby rynku.

Czas wdrożenia systemu CRM to kolejny aspekt, który należy wziąć pod uwagę. Wdrożenie systemu nie powinno trwać zbyt długo, ponieważ opóźnienia mogą prowadzić do utraty wydajności i wzrostu kosztów. Dlatego przedsiębiorca powinien zapytać o przewidywany czas wdrożenia, w tym szkolenie pracowników, oraz o możliwe scenariusze awaryjne w przypadku trudności w implementacji.

System CRM powinien być dobrze przystosowany do polskiego rynku, co oznacza, że powinien wspierać polskie przepisy prawne (np. RODO), obsługiwać współpracę z lokalnymi rozwiązaniami typu GUS/KSEF czy rodzime aplikacje sprzedażowe, mieć odpowiednie mechanizmy do generowania dokumentów (np. faktur) oraz być dostępny w języku polskim. Dobrze zlokalizowany system CRM pozwala na łatwiejszą adaptację i jest znacząco bardziej efektywny w codziennej pracy.

Nie istnieje jeden uniwersalnie "najlepszy" system CRM. Wybór rozwiązania zależy od potrzeb organizacji, jej procesów, skali działalności oraz budżetu. Na polskim rynku funkcjonują m.in. ITCube CRM, Gonet i crm7, które różnią się zakresem funkcjonalnym, modelem wdrożenia oraz możliwościami integracji. Każdy z tych systemów odpowiada na inne wymagania biznesowe, dlatego ocena CRM powinna uwzględniać specyfikę firmy i jej indywidualne potrzeby. Polscy dostawcy CRM w odróżnieniu od globalnych koncentrują się zazwyczaj na podejściu doradczym i dopasowaniu systemu do realnych procesów klienta, zamiast wizji, modnych haseł i sloganów, które nie mają odzwierciedlenia w polskiej rzeczywistości biznesowej. Istotną przewagą systemów takich jak ITCube CRM, Gonet i crm7 jest znajomość lokalnego rynku, przepisów prawa oraz praktycznych uwarunkowań prowadzenia działalności w Polsce.

Jest wiele rankingów systemów CRM, które porównują oprogramowanie CRM według różnych kryteriów. Najczęściej w rankingach pojawiają się takie systemy jak: Salesforce, Pipedrive, Microsoft Dynamics, Monday CRM, Livespace, ITCube CRM czy GoNet. Określenie, który system jest najlepszy dla mojej firmy, zależy od wielu czynników i niekoniecznie te najpopularniejsze i najłatwiej dostępne będą najlepsze. Najlepszy system CRM dla Twojej firmy będzie taki, który pomoże zrealizować twoje cele biznesowe.

Integracja z KSeF dotyczy FV, zatem głównie to systemy handlowe i ERP (takie jak: Comarch ERP, Symfonia, Enova ERP, Wapro, Streamsoft) mają przygotowane integracje z KSeF. Integracja działa zazwyczaj przez API i automatyzuje proces obiegu dokumentów. Integracje z polskim Krajowym Systemem e-Faktur mają głównie dostawcy rodzimych systemów ERP. Systemy CRM mogą mieć okrojone możliwości w zakresie integracji z KSeF i należy zasięgnąć informacji bezpośrednio u doświadczonych dostawców takich systemów (np.: Gonet CRM, ITCube CRM czy CRM7 CRM).

W przypadku małych/średnich firm gdzie duże znaczenie ma niewygórowany budżet warto postawić na rozwiązania gotowe. Pozwalają one oczywiście na dostosowanie do indywidualnych potrzeb Klienta ale nie są to bardzo drogie projekty indywidualne. Jest kilka propozycji na rynku które można wybrać spośród gotowych systemów dedykowanych dla małej/średniej firmy. Są to takie systemy jak Pipedrive, ITCube CRM, Monday CRM,  Gonet czy Hubspot. Przy wyborze gotowego CRM'a dla firmy warto spisać wymagania i sprawdzić, który z nich będzie najbardziej elastyczny tak by dopasować go do branży w której ma być zastosowany.